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Políticas

Política de Privacidad y Protección de Información y Datos Personales  

Aceptación de la Política  

La aceptación expresa de esta Política conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el titular de la información, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio establecido por HOTEL HACIENDA SAN JOSE S.A.S. - HSJ identificada con NIT. 900.943.964-6, y/o cuando adquiere o utiliza cualquiera de sus servicios o productos, y/o cuando HSJ adquiere servicios o productos de dicho titular o contrata con él en cualquier forma.  

Si usted no desea que HSJ recopile su Información y Datos Personales, por favor absténgase de proporcionarla. Así mismo, recuerde que usted podrá, en cualquier momento, solicitar el retiro o bloqueo de la Información y Datos Personales a los que se refiere la presente Política, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios.  

Tenga en cuenta que la Información y Datos Personales se registran cuando, entre otros casos, usted se comunica con nuestro personal por cualquier medio, como, por ejemplo, por teléfono, correo electrónico, reuniones presenciales para realizar consultas, solicitar información, pedir una cotización, cuando se utiliza la página web www.haciendahotelsanjose.com, cuando se participa en una convocatoria laboral abierta por HSJ.  

Definiciones  

Para efectos de esta Política, se entiende por:  

?Autorización?: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.  

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:  

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus ?funciones legales o por orden judicial ? 

b. Datos de naturaleza pública. ? 

c. Casos de urgencia médica o sanitaria. ? 

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o ?científico.; ? 

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. ? 

?Aviso de Privacidad?: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, así como la forma de acceder a sus derechos.  

?Base de Datos?: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.  

?Dato Público?: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

?Datos Sensibles?: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.  

?Encargados del Tratamiento?: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; persona ajena a la organización. Para este caso específico, son aquellas personas contratadas por HSJ que actúan por cuenta de HSJ (i) en el manejo de procesos administrativos y/o contables que impliquen tratamiento de datos personales, o (ii) en el desarrollo de la prestación de servicios o venta de productos contratada.  

?Información y Datos Personales?: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  

?Responsable del Tratamiento?: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para este caso específico es HSJ  

?Titular?: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.  

?Transferencia?: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  

?Transmisión?: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.  

?Tratamiento?: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  


Consecuencias aceptación de la Política ? Finalidades del tratamiento de Información y Datos Personales  

Al aceptar esta Política, cada Titular autoriza expresamente a que HSJ realice el tratamiento de su Información y Datos Personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión en los términos de la presente Política y/o transferencia dentro del país de los datos suministrados para las finalidades descritas en las Políticas de Tratamiento de Datos de dichos terceros a quienes sean transferidos la Información y Datos Personales.  

Con la aceptación de la presente Política, en su calidad de Titular de la Información y de los Datos Personales recolectados autoriza el tratamiento de dichos datos para todas las finalidades establecidas en esta Política y especialmente para:  

 a. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para establecer y mantener la relación comercial; remitir información referente a la relación legal, comercial, contractual u obligacional; efectuar el cobro de cuentas por cobrar; efectuar el pago de cuentas por pagar; y para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que surja. ? 

b. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para el envío de información comercial o que HSJ, considere pueda ser de interés del Titular. ? 

c. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para ponerla a disposición del personal encargado de la labor correspondiente, dentro de la compañía, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas según sea necesario. ? 

d. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para fines de mercadeo de los servicios y productos de HSJ, y de los productos y servicios de terceros con los que HSJ, mantenga una relación de negocios. ? 

e. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para la solicitud de encuestas y el seguimiento de post-venta que permita establecer la satisfacción de los servicios prestados o los bienes vendidos por HSJ con fines estadísticos y de mejora continua, o para evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicios o bienes recibidos por HSJ ? 

f. Para la transferencia de los datos a terceros del mismo sector o sectores relacionados con HSJ con el fin que los titulares puedan conocer y tener acceso a otras opciones de productos y servicios. ? 

g. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para mantener los registros que la ley indique. ? 

h. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para emitir certificaciones requeridas por el Titular. ? 

i. Usar la Información y los Datos Personales suministrados para realizar registros contables. ? 

j. Suministrar la Información y los Datos Personales a las autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, en virtud de un ?requerimiento legal o reglamentario. ? 

k. Permitir el acceso a la Información y los Datos Personales a los auditores o terceros ?contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la ?actividad comercial que HSJ desarrolla. ? 

l. Consultar y actualizar la Información y los Datos Personales. ? 

m. Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la Información y los Datos ?Personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con HSJ bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales está obligada HSJ. ? 

Informamos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros, y sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en esta Política y en los términos y condiciones de cada uno de los servicios o productos contratados con cada Titular.  

HSJ no vende ni cede a terceros por un precio la Información y los Datos Personales de los Titulares.  

Protegiendo Su Información Personal.?HSJ respeta la privacidad de todos los Titulares. Para el desarrollo de la labor de HSJ se  

recopilará y usará la Información y los Datos Personales de los Titulares, tomando las medidas de seguridad adecuadas y permitiéndoles en todo momento acceder a su información y ejercer todos sus derechos.  

El tratamiento de la Información y Datos Personales por parte del Responsable y los Encargados se encuentra enmarcado en la garantía y respeto de los principios de tratamiento definidos por la ley aplicable. Estos principios son los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.  

Para prevenir acceso no autorizado, mantener la precisión de los datos y asegurar el uso correcto de su Información y Datos Personales, cuenta con medios físicos, electrónicos, administrativos y procedimientos de seguridad destinados a resguardar y asegurar la Información y Datos Personales que se recopilan. HSJ cuenta con procesos internos propios de las bases de datos que cumplen con las obligaciones legales de seguridad y confidencialidad impuestas por la Ley de Protección de Datos Personales 1581 del 2012. Todo lo anterior permite disminuir los riesgos de injerencia malintencionada en la Información y Datos Personales almacenados.  

Todo contrato de HSJ con empleados y proveedores contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc., que involucre el tratamiento de Información y Datos Personales de los Titulares incluidos en las bases de datos de HSJ incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos, aún después de finalizado su vínculo o relación contractual con HSJ.  


Información y Datos Personales que HSJ tiene de los Titulares  

En todos los casos que usted brinde información personal, y de acuerdo con la legislación vigente, usted declara que la Información y los Datos Personales brindados son ciertos.  

HSJ presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de los Titulares, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la Información y Datos Personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.  

La Información y los Datos Personales que HSJ recopilará y tratará podría ser toda o alguna de la siguiente:  

a. Nombres comerciales. ? 

b. Información de identificación tributaria y fiscal. ? 

c. Información bancaria para pagos vía transferencia. ? 

d. Contactos. ? 

e. Copia de documentos de soporte de la información tributaria y bancaria. ? 

f. Nombre y apellido. ? 

g. Tipo y número de identificación. ? 

h. Fecha de nacimiento. ? 

i. Género. ? 

j. Grupo sanguíneo. ? 

k. Nacionalidad y país de residencia. ? 

l. Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales). ? 

m. Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales). ? 

n. Información de tarjeta(s) de crédito y débito (número, entidad bancaria, fecha de ?vencimiento). ? 

o. Datos biométricos, incluyendo imágenes, fotografías, videos, voces y/o sonidos, huellas ?digitales. ? 

p. Profesión u oficio. ? 

q. Compañía en la que labora y cargo. ? 

r. Sueldo. ? 

s. Función. ? 

t. Fondo de Cesantía. ? 

u. Fondo de Salud. ? 

v. Fondo de Pensión. ? 

w. Caja Compensación. ? 

x. Entidad prestadora de salud ? prepagada. ? 

y. Historias clínicas. ? 

z. Perfil Académico. ? 

aa. Perfil Profesional. ? 

bb. Estado civil y/o parentesco en relación con otras personas, dentro de las cuales pueden  

encontrarse menores de edad o discapacitados.?cc. Información del domicilio.?dd. Compañías de las cuales es accionista o en las cuales tiene algún tipo de participación o  

vinculo.?ee. Cualquier otra Información o Dato Personal a los cuales tenga acceso HSJ en desarrollo  

de la relación legal, comercial, contractual u obligacional, que tenga con el Titular.  

Los Titulares no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la prestación del servicio, los Titulares que suministren algún dato personal sensible, deberán consentir expresamente al tratamiento de la Información y Datos Personales sensibles conforme la presente Política. 


Vigencia del tratamiento de la Información y Datos Personales  

La información suministrada por los Titulares podrá permanecer almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitir a HSJ el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia comercial, contable y tributaria o cualquier evento previsto en la ley. 


Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad  

Los niños, niñas y adolescentes menores de edad, podrán ser usuarios de los servicios y productos que HSJ ofrece, siempre y cuando actúen a través de, o debidamente autorizados por, sus padres o por quienes tengan la patria potestad o representación legal del menor. En el evento en que los padres o representantes legales de estos menores detecten un tratamiento de datos no autorizado podrán presentar sus consultas o reclamaciones al correo electrónico administracion@haciendahotelsanjose.com  

HSJ velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respeten las leyes que les sean aplicables, así como el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como Titulares.  

Procedimiento general para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la Información y Datos Personales  

Los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares será el previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En cumplimiento al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, HSJ solicita su autorización para continuar con el tratamiento de su información y datos personales, conforme la presente Política.  

Los Titulares tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de su Información y Datos Personales, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política.  

Con la aceptación de esta Política, el Titular, manifiesta libre, expresa y previamente, haber sido informado sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como Titular de su Información y Datos Personales y que se enuncian a continuación:  

a. Conocer, actualizar y rectificar su Información y Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. ? 

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. ? 

c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a su Información y Datos Personales. ? 

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales. ? 

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. ? 

f. Acceder a su Información y Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a HSJ en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada un (1) mes calendario, HSJ cobrará al Titular que solicite dicha información, los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. ?


El ejercicio de los derechos de los Titulares  

Consultas: Los Titulares, las personas autorizadas o causahabientes, podrán consultar su Información y Datos personales que reposen en las bases de datos de HSJ caso en el cual HSJ suministrará la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, HSJ informará los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

Reclamos: Si los Titulares, las personas autorizadas o los causahabientes, consideran que la información y datos personales contenidos en las bases de datos de HSJ deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las regulaciones, podrán presentar un reclamo ante HSJ el cual será tramitado bajo las siguientes reglas.  

a. El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida HSJ, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, HSJ lo requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida, HSJ entenderá que ha desistido del reclamo. ? 

b. En caso de que HSJ no sea competente para resolver el reclamo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará oportunamente. ? 

c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. ? 

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.  

Para hacer efectivos sus derechos, los Titulares pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y datos personales enviando su solicitud al correo electrónico administracion@haciendahotelsanjose.com  

El Titular debe incluir en la solicitud los siguientes datos:  

a. Nombres ? 

b. Apellidos ? 

c. Número de documento ? 

d. Correo electrónico ? 

e. Asunto ? 

f. Tipo de documento ? 

g. Teléfono ? 

h. País ? 

i. Ciudad ? 

j. Motivo del Contacto ? 

La solicitud de supresión de la Información y Datos personales y la revocatoria de la autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los mismos no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan.  


Modificaciones a la Política de Privacidad  

HSJ se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.  

Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de anuncios visibles en su sitio web o a través del último correo electrónico proporcionado.  

Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política prevalecerá sobre cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre la versión en español y cualquier traducción de esta Política en otro idioma, prevalecerá la versión en español. 


Vigencia  

Esta Política es efectiva desde el día de su publicación. La última revisión publicada es de enero de 2017. 


Manuela Jaramillo Mejía  

Representante Legal